Norma para adiantamento para despesas de viagens
I - OBJETIVO
O objetivo desta Norma é disciplinar o processo de concessão de adiantamentos para despesas diversas de viagens; reservas de passagens; reservas de hotéis e locação de veículos; a respectiva prestação de contas e ainda os reembolsos se ocorrerem.
II - CONCEITO
Entende-se por viagem o período igual ou superior a um dia, fora do perímetro urbano da localidade sede ou filial da empresa.
III - PROCEDIMENTOS
1 - Autorização da Viagem
As viagens somente serão efetuadas com a autorização prévia da Diretoria.
2 - Adiantamentos e Reservas
A EMPRESA concederá um adiantamento para as despesas diversas de viagens, através do Caixa.
As reservas de hotéis, aquisição de passagens e locação de veículos serão efetuadas previamente, sempre que possível, pela Secretária da área da EMPRESA a que estiver subordinado o solicitante, ou ainda pela Área Administrativa, nas filiais.
A locação de veículos será efetuadas previamente, pelo Chefe do Setor, ou Diretor da EMPRESA a que estiver subordinado o solicitante.
Compete também à Secretária ou à Área Administrativa obter junto a área competente a designação de veículo de frota, se for o caso, para uso durante a viagem.
3 - Estimativa de Gastos
Obtida a autorização de viagem, o funcionário deverá preencher o formulário "Pré-Cálculo para Despesas de Viagens" (anexo 1), em duas vias, com base em um roteiro de viagens e de valores previamente estabelecidos.
Na impossibilidade da programação prévia do roteiro de viagem, o funcionário poderá solicitar adiantamento para as despesas de hospedagens, passagens e locação de veículos, sendo que, para as despesas de hospedagem, deverá orientar-se pelos valores da tabela demonstrada no item 7.1 desta norma.
4 - Solicitação do Adiantamento
Após preenchido o formulário citado no item anterior, o funcionário encaminhará as 2 vias para a aprovação formal da Diretoria da EMPRESA a que estiver subordinado.
5 - Retirada do Adiantamento
Após obter a aprovação formal o funcionário reterá a 2ª via e entregará a 1ª via ao Contas a Pagar (Caixa).
O Contas a Pagar confere o formulário e repassa ao solicitante o respectivo numerário, fracionado em papel moeda segundo sua disponibilidade no momento ou ainda em cheque nominal ao solicitante.
Os valores devolvidos na Prestação de Contas, o serão também em papel moeda, não se aceitando sob qualquer hipótese, cheques, ticket's, passes, etc; exceto selos de correios.
6 - Postergação ou Cancelamento da Viagem
Quando ocorrer postergação para mais de (7) sete dias úteis da data originalmente marcada, ou mesmo seu cancelamento, o funcionário deverá devolver de imediato o numerário adiantado ao Contas a Pagar (caixa).
Neste caso, deverá juntar o numerário à 2ª via do "Pré-Cálculo para despesas de Viagens" em seu poder, encaminhado-os ao caixa, que somente considerará liquidado após a recepção do processo.
O funcionário deverá também devolver no ato todos os documentos (passagens; reserva de hotel e veículos) à Secretária da área a que estiver subordinado, para que seja providenciado o seu cancelamento.
7 - Limites e Parâmetros
7.1 - Para a previsão de contas de despesas de alimentação e hospedagem (almoço, jantar e diária de hotel), os valores permitidos deverão situar-se nos seguintes limites: 
Observações:
- Todas as despesas com refeições e hospedagens deverão ser comprovadas com notas fiscais, apresentadas sem emendas ou rasuras.
- Os valores dos limites acima, abrangem despesas com almoço, jantar, lanches e outros.
- O café da manhã é normalmente incluído nas diárias do hotel, mas caso não seja, o funcionário poderá solicitar seu reembolso, sendo então obrigatória a apresentação de comprovante dessa despesa, a qual poderá ser motivo de conferência junto ao hotel utilizado para o pernoite.
- Os casos de localidades onde comprovadamente, os valores acima não sejam suficientes para as despesas de hospedagem, deverão ter a prévia autorização do chefe imediato do solicitante, quando poderão ser liberados valores compatíveis.
7.2 - Para efeito de previsão e prestação de contas, quanto a determinação da diária e à apropriação correta de seus valores, o funcionário deverá indicar sempre o horário de saída e retorno da viagem, pois, os reembolsos serão efetuados pelo seguinte critério: 
Observação:
- A empresa não reembolsará despesas com bebidas alcoólicas em geral, cigarros e produtos de frigobar, com exceção de água mineral.
8 - Meio de Transporte
A Diretoria da EMPRESA deverá efetuar a escolha do meio de transporte a ser utilizado, considerando a distância, duração e custo da viagem.
8.1 - Utilização de Carro Designado
Em qualquer situação deverá ser mencionado na prestação de contas, data, destino e quilômetros rodados, sendo que no momento desta prestação de contas, deverá conter a aprovação do Gerente da Área e conferência do Contas a Pagar (caixa).
8.2 - Utilização de Veículo Próprio
A utilização de veículo próprio só deverá ocorrer excepcionalmente, quando não existir veículo designado ou de frota a disposição, sendo extremamente necessário para tanto, autorização da Diretoria ou da Gerência da Área, feita de maneira formal, em duas vias, sendo a segunda entregue ao Caixa.
Nesse caso, far-se-á o pagamento de despesas veículos pelo sistema de reembolso da quilometragem rodada, mediante o apontamento, por parte da Secretária do setor ou do chefe imediato do solicitante, da quilometragem inicial e final do marcador do veículo.
Quando for o caso faz-se necessário, apresentar documentação referente as despesas com pedágio.
8.3 - Quilometragem não Reembolsável
A quilometragem utilizada para percursos não pertinentes ao roteiro de serviço, será deduzida do total da quilometragem final apontada. O Gerente da Área, verificará estes excessos de quilometragem, os quais deverão ser mencionados na prestação de contas e informados à Diretoria da EMPRESA.
9 - Gastos Suplementares
9.1 - Táxi
O uso de táxi só deverá ocorrer quando for estritamente necessário. O reembolso só será feito mediante a inclusão na prestação de contas, e sempre que possível anexando comprovantes. O funcionário deverá apresentar um roteiro de utilização no verso do Demonstrativo de Despesas de Viagens, devidamente aprovado pelo Gerente da Área.
9.2 - Telefonemas
As ligações telefônicas, serão reembolsadas quando forem de caráter profissional, sendo que no verso do recibo da Concessionária, deverá constar o número chamado, a localidade, o nome da pessoa com quem se falou e o assunto.
As ligações particulares reembolsáveis, serão limitadas a 5 (cinco) minutos a cada 2 dias de viagens. Se tais despesas forem inclusas na conta do hotel far-se-ão as anotações, da forma indicada acima.
9.3 - Correios, Telegramas e fax
Para reembolso de correios e telegramas de caráter profissional, deverá ser apresentado o recibo da ECT, contendo no verso o texto da mensagem. As despesas com telegramas particulares correrão por conta do funcionário.
9.4 - Despesas Médicas
Eventuais despesas médicas não deverão ser incluídas na prestação de contas. As mesmas serão reembolsadas conforme política de benefícios vigente na empresa.
9.5 - Outras despesas
Material de expediente e material para laboratório de campo, deverão seguir normas de utilização e autorização do superior imediato.
Manutenção de veículos, somente com autorização prévia do Gerente imediato ou Diretor da EMPRESA.
10 - PRESTAÇÃO DE CONTAS
As prestações de contas dos valores adiantados, deverão ser feitas em impresso próprio, conforme modelo anexo, aos quais deverão ser juntados todos os comprovantes relativos aos valores gastos, e apresentados ao Caixa da EMPRESA, no máximo até 48 horas após a realização da viagem, submetendo-se à aprovação da Gerência do Setor, que poderá recusa-la total ou parcialmente em casos de abusos, ou inobservância de algum item desta norma.
Não serão aceitas prestações de contas sem o preenchimento do impresso próprio para tal.
A concessão de um novo adiantamento, está condicionada à prestação de contas do último adiantamento recebido, sem a qual não será realizado este novo adiantamento.
Na prestação de contas, deve ser observado o seguinte:
· Todos os comprovantes anexados ao Demonstrativo de Despesas de Viagem, devem ser obrigatoriamente originais. Não serão aceitas cópias, segundas vias ou documentos rasurados.
· Os comprovantes (Notas Fiscais ou Recibos), que irão compor os processos de prestação de contas deverão estar devidamente preenchidos, com a natureza da operação, o nome da empresa, endereço, município, C.G.C., e descrição das mercadorias ou produtos, na frente ou verso do documento, conforme for o caso.
· Nos casos de apresentação de nota fiscal de venda a consumidor ou cupom de máquina registradora (ticket), deve ser anotado no verso do documento os produtos e os respectivos preços.
· As notas fiscais, recibos, incluídos nas prestações de contas, devem se referir ao mesmo período constante do relatório de prestação de contas. Não serão aceitos comprovantes com datas anteriores ao período referido no relatório.
· Quando a nota fiscal se referir a despesas com combustível ou manutenção do veículo em uso, deverá constar na mesma, a placa do veículo, e a quilometragem.
· As dúvidas referentes a aceitação ou não de algum comprovante de despesa, deverão ser esclarecidas diretamente com o Caixa, o qual se necessário, ouvirá a Diretoria da EMPRESA.
· Qualquer situação não prevista nesta norma deverá ser submetida à Diretoria da EMPRESA.
· É condição indispensável para a aprovação da prestação de contas, que esta mencione o local da obra que esta sendo acompanhada, e se possível o número do contrato, quando for este o motivo da viagem.
11 - Procedimentos Gerais
11.1 - Reserva de Hotel
As reservas de hotel deverão ser feitas, sempre que possível, com antecedência mínima de 48 horas da data da viagem.
Caso o funcionário necessite prorrogar sua estada ou desviar o percurso, poderá faze-lo efetuando reservas de hotéis observando os limites previstos na tabela apresentada no item 7.1 desta.
Se ocorrer de dois ou mais funcionários viajarem juntos, prevalecerá para efeito de hospedagem e refeições, os valores relativos ao nível hierárquico mais alto.
11.2 - Emissão do Formulário "Pré-Cálculo para Despesas de Viagem" - Modelo anexo.
O formulário será emitido pelo funcionário que fará a viagem, o qual deverá ser aprovado pelo Gerente da Área a que estiver subordinado, autorizando o adiantamento.
No regresso da viagem emite o formulário "Demonstrativo de Despesas de Viagem" - vide modelo anexo, no mínimo até 2 dias úteis após o retorno e envia-o ao Caixa para conferência. A entrega deste relatório libera, no caso de real necessidade, a solicitação de um novo adiantamento para futura viagem, mediante visto do Caixa no formulário "CONTROLE INDIVIDUAL DE ADIANTAMENTOS", vide modelo anexo, relativo ao novo adiantamento.
Caso ocorra alguma irregularidade no preenchimento do Demonstrativo de Despesas far-se-á a correção e o formulário será submetido para as devidas aprovações.
11.3 - FICHA DE CONTROLE INDIVIDUAL DO FUNCIONÁRIO
De preenchimento indispensável, será mantida pelo responsável do Caixa, e receberá aprovação mensal da diretoria da EMPRESA, onde serão anotadas em ordem cronológica dos acontecimentos, as seguintes informações:
· os valores adiantados,
· as prestações de contas,
· eventuais problemas apresentados nas prestações de contas,
· destino das viagens,
· discriminação das obras que estiver acompanhando, quando for o caso,
· outras informações de apoio à gerência dos laboratórios, sempre que sugeridas.
11.4 - FICHA DE CONTROLE INDIVIDUAL POR CONTRATO
Também de preenchimento indispensável, será mantida pelo responsável do Caixa, que ao final de cada período de medição dos serviços executados pelo EMPRESA, após a aprovação da gerência da área responsável pela execução do contrato, encaminhará cópia ao setor de faturamento da respectiva área, para que sejam cobradas aquelas despesas cujo reembolso esta previsto nos contratos.
Deverá conter, em ordem cronológica dos acontecimentos, as seguintes informações:
· gastos com alimentação, discriminando necessariamente a quantidade (nº de refeições), a data e o técnico que realizou tais despesas,
· gastos com hospedagem, discriminando o período a que se refere, assim como o técnico que realizou tais despesas,
· outras informações de apoio à gerência dos laboratórios, sempre que sugeridas.
12 - Aprovação
Os itens não previstos nesta Norma serão submetidos à apreciação da Diretoria Geral da EMPRESA e da Gerência Operacional.
Esta Norma foi analisada e recebeu aprovação da Diretoria Geral. |
