Caixa para pequenos pagamentos
"NORMA PARA ADIANTAMENTOS DE ROTINA - CONCESSÃO, USO E PRESTAÇÃO DE CONTAS" 
I - OBJETIVO
O objetivo desta Norma é disciplinar o uso do "Caixa para Pequenos Pagamentos" e seus efeitos, via adiantamentos e ressarcimentos de numerários e sua regularidade documental.
II - CARACTERÍSTICAS
Tratam-se de adiantamentos e ressarcimentos de utilização e prestação de contas imediatas, de no máximo dois dias úteis, após a data de sua ocorrência, exceção feita aos valores adiantados para Despesas de Viagens, os quais tem normas próprias a serem seguidas.
III - ABRANGÊNCIA FUNCIONAL
Aplica-se a todos os escalões do EMPRESA obedecidas, porém, as alçadas definidas abaixo:
IV - OPERACIONALIZAÇÃO DE ADIANTAMENTO
Observações:
1 - Todos os documentos citados acima, ou ainda outro que seja utilizado para comprovação de despesas, devem ser obrigatoriamente originais. Não serão aceitas cópias, segundas vias ou documentos rasurados.
2 - Os comprovantes (Notas Fiscais ou Recibos), que irão compor os processos de prestação de contas deverão estar devidamente preenchidos, com a natureza da operação, o nome da empresa, endereço, município, C.G.C., e descrição das mercadorias ou produtos.
3 - Nos casos de apresentação de nota fiscal de venda a consumidor ou cupom de máquina registradora (ticket), deve ser anotado no verso do documento os produtos e os respectivos preços.
4 - As notas fiscais, recibos, incluídos nas prestações de contas, devem se referir ao mesmo período constante do relatório de prestação de contas. Não serão aceitos comprovantes com datas anteriores ao período referido no relatório.
V - LIMITES DOS ADIANTAMENTOS
Estarão sujeitos a uma avaliação no momento de sua concessão entre o solicitador e seu superior hierárquico, quanto ao seu valor e a necessidade real de sua destinação.
O valor para pagamentos a serem realizados através desse caixa de pequenos pagamentos limita-se a R$.....,00 (..... reais), sendo que os pedidos com valores superiores a este serão rejeitados e encaminhados ao Contas a Pagar da Fundação, sendo pagos de acordo com normas estabelecidas para tal.
Toda solicitação que exceder a R$...,00 deverá ser levada ao conhecimento da Diretoria do EMPRESA.
VI - PEDIDO DE ADIANTAMENTO
Deverá ser efetuado exclusivamente no impresso modelo anexo indicado como EMPRESA 01, em duas etapas, não sendo permitido a aceitação de pedidos verbais ou folhas de papel avulsas, ou seja:
1ª Etapa: Preencher somente o campo destinado ao Pedido do Adiantamento
2º Etapa: Preencher os demais campos Na Prestação de Contas
VII - DISPOSIÇÕES GERAIS
Na administração do Caixa Pequeno deverão ser observadas as seguintes determinações:
1 - Os valores solicitados serão repassados fracionados em papel moeda segundo as disponibilidades, no que se referir ao numerário disponível.
2 - Os valores devolvidos na Prestação de Contas, o serão também em papel moeda, não se aceitando sob qualquer hipótese, cheques, ticket's, passes, etc; salvo selos de correios.
3 - Não serão concedidos vales ou descontos de cheques pré datados, para atender objetivos que não se refiram aos negócios do EMPRESA.
4 - Os casos de prestação de contas em atraso, mais de dois dias úteis após a utilização do adiantamento, serão comunicados ao superior imediato do solicitante e se necessário à Diretoria.
5 - A prestação de contas deverá ser feita pelo próprio solicitante, exceto casos que justifiquem que seja feita por intermédio de outra pessoa, o que não elimina a responsabilidade do solicitante em relação à prestação e eventuais problemas que possam ser detectados quando da realização desta.
6 - Situações não enquadradas nesta Norma, não eximem o solicitante de responsabilidades, em caso que possa ocorrer, que configure irregularidade ou uso distinto do adiantamento, em relação a finalidade a qual se destinara.
7 - As contabilizações das despesas citadas nesta Norma e o correspondente pedido de ressarcimento dos valores utilizados, serão efetuadas em lotes.
7.1 - Caso o responsável pela administração do caixa pequenos pagamentos, julgar necessário um período maior ou menor para este ressarcimento, poderá faze-lo com autorização prévia da Diretoria do EMPRESA.
7.2 - O pedido de ressarcimento, deverá necessariamente ser submetido à aprovação da Diretoria do EMPRESA.
8 - No caso de adiantamentos não utilizados, o seu valor deverá ser imediatamente devolvido ao Caixa Pequeno, na forma de prestação de contas.
9 - Despesas eventuais e ocasionais não relacionadas à finalidade do adiantamento, deverão ter suas contas prestadas à parte.
10 - Quanto aos valores adiantados, o responsável pelo setor, mesmo antes das respectivas prestações de contas, assim como as prestações de contas realizadas, deverá demonstrar a movimentação de tais numerários em forma de contas correntes, atualizada sempre que ocorrer a movimentações, e não simplesmente de forma diária.
11 - Valores entregues diariamente ao "office-boy", para que este realize pequenos pagamentos (correios, cópias, autenticações, etc.), deverão seguir as mesmas regras contidas nesta norma, sendo que a responsabilidade pela prestação de contas é do responsável pelo caixa.
IX - APROVAÇÃO
Os itens não previstos nesta Norma serão submetidos à apreciação da Diretoria Geral do EMPRESA.
Esta Norma foi analisada e recebeu aprovação da Diretoria Geral.
|
